【保健師】仕事内容・役割信頼関係を築く！産業保健師が知っておきたいビジネスマナー（電話対応・ビジネスメール）
2023年08月25日
こんにちは、保健師転職のアポプラス保健師ライターチームです。
産業保健師として働くときの職場は一般企業が多く、基本的なビジネスマナーが求められます。何となくは知っているのでできるはずと思っていても、いざ現場で相手に向き合うとスムーズに対応できないことも多いのです。
ここでは、ビジネスマナーに不安がある産業保健師に向けて、仕事のやり取りがしやすい人として信頼してもらうための、電話対応とビジネスメールにおける気をつけるポイントをご説明していきます。
産業保健師にとってビジネスマナーが大切な理由
■病院と企業のビジネスマナーは違う
産業保健師として転職した方からよく聞かれるのが「思ったよりもビジネスマナーが分かっていないことに戸惑った」というお声です。病院の新人研修では接遇研修などはあるものの、名刺交換や電話対応、ビジネスメールの書き方などのマナーを習うことはほとんどありません。
医療現場での実際の業務でも、電子カルテの導入に伴いパソコンを使用する機会は増えましたが、日常的にビジネスメールを使うことはないでしょう。産業保健師の求人の募集要項に「ビジネスマナー必須」等が書かれていることがあるのも、ビジネスマナーが苦手な保健師が少なくないためです。
■ビジネスマナーは信頼関係の構築に効果的
産業保健師は医療従事者ですが、企業の一員として見なされます。企業では「ビジネスマナーの基本を身につけていない人は信用できない」と考える人も多いため、あなたが失礼な対応を取ったことで会社そのものの印象が悪くなることにもつながります。
ビジネスマナーは相手とよい関係を作っていきたいという意思表示にもなるため、基本は理解しつつ相手の立場や状況に合わせて臨機応変に対応できることで、「この人は信用できる」と思ってもらうことができ、周囲との信頼関係を築いて、仕事をスムーズに行うことができます。
産業保健師のビジネスマナー【電話対応】
■企業ならではの電話対応のマナーがある
病院でも電話対応はありますが、例えば病院では内線電話も多いため、「はい、〇〇病棟の〇〇です」という応答をしたり、忙しいのでワンコールで電話を取ったりするくせがついていることもあります。ですが、企業ではどんなに忙しい状況でも、外線電話では会社名、部署名、名前を丁寧に名乗り、会社によっては「お電話ありがとうございます」といった言葉を添えることもあります。
そして、ビジネスマナーでは電話は3コール以内に取るのが基本ですが、早ければよいのではなく、1コール目よりも、2～3コール目に取るのが好ましいとされています。1コール目では早すぎてかけてきた相手が驚いてしまうこともあるためですが、このあたりは会社の方針に従うのがよいでしょう。4コール以上待たせた場合は、「大変お待たせいたしました」といった一言を添えることで、相手の印象もよくなります。
■電話は表情が見えない分、丁寧な対応が必要！
対面だけでなく電話対応にも第一印象があり、顔の表情や仕草が見えない分、話し方や声のトーンが声の表情として即印象につながってきます。見えないからといって姿勢が悪いままで話をしているとハキハキと話すことができないため、姿勢を正して背筋を伸ばして話をする方がきれいな声が出ます。また、対面ではなくても笑顔で話すことで、自然に口角が上がり声のトーンも明るくなります。
声の大きさについても、小さすぎると自信がないのではと不信感を抱かれることや、大きすぎると威圧感を与えることもあるため、適切な声の大きさを身につけていくことも必要です。さらに、例えば相手から厳しい指摘をされているときは声のトーンを落として、真剣に聞いていることを伝えるために相槌を打つなど、相手や状況に合わせて柔軟に対応することができると、信頼感を与えることができます。
産業保健師のビジネスマナー【ビジネスメール】
■過剰な丁寧さは不要！要点を分かりやすく、簡潔に伝える
保健師はホスピタリティマインドの高い方が多いので、相手を気づかう気持ちから、メールではできるだけ丁寧に書くべきだと考えてしまいがちです。ですが、企業では毎日何十通ものメールに目を通すこともあり、1つのメールをじっくり読む時間はありません。シンプルに書けるはずの内容が丁寧すぎて長くなっている、敬語満載でくどくなっている、といった文章は要点が分かりにくく、その分相手に余計な時間をかけてしまうことになり、過剰な丁寧さは評価されないのです。
よって、ビジネスメールでは「丁寧さ」よりも「分かりやすさ」を優先し、すばやく情報のやり取りができることを重視します。
■ビジネスメールでは要点は最初に伝える
メールを書く前に相手に伝えたいことを整理し、件名には要件を簡潔に入れることも大切です。ただし、件名は「〇〇会議の件」など端的に言い過ぎるのではなく、「〇月〇日〇〇会議の日程調整の件」など相手が何のメールか一目で理解できることが好ましいといえます。
メール内容は時系列にこだわる必要はなく、結論は先に簡潔に伝えます。そうすれば、相手も要件の重要度やいつまでに対応すべきことなのかも判断しやすくなります。詳細を述べるときも、1つの文章に情報をたくさん加えることは避け、複雑な報告では箇条書きを入れるなど工夫をすることが大切です。相手から「仕事のやり取りがしやすい人」として信頼されるメールを意識しましょう。
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